Spam to problem, z którym zmaga się każdy z nas. Zasypane skrzynki e-mail, niechciane wiadomości SMS, podejrzane reklamy w mediach społecznościowych – tak właśnie spam zakłóca nasze codzienne życie. Skąd się bierze spam? Jakie zagrożenia ze sobą niesie? Jak sobie radzić ze spamem zalewającym każdego dnia firmową pocztę? Na te i inne pytanie odpowiem w dzisiejszym poście.

Niechciane wiadomości spływające lawinowo na pocztę elektroniczną potrafią być prawdziwym utrapieniem. Codzienne porządkowanie skrzynki e-mail bywa przysłowiową walką z wiatrakami. Co gorsza, niechciana poczta to nie tylko uciążliwa, powtarzająca się korespondencja. To także szereg zagrożeń wynikających z faktu, że dostaje się ona do naszych komputerów.

Spis treści

Co oznacza nazwa spam?

Choć w potocznym języku spam kojarzy się z masowo rozsyłanymi, niechcianymi wiadomościami, jego pierwotne znaczenie wywodzi się z nazwy… konserwy mięsnej! „Spam” to skrót od Specially Processed American Meat – popularnej w latach 30. XX wieku konserwy mięsnej firmy Hormel Foods. Nazwa ta zaczęła być używana w kontekście „zalewania” treściami dzięki skeczowi grupy Monty Python, w którym powtarzające się słowo „spam” skutecznie zagłuszało wszystko inne. Tak właśnie zyskało ono nowe znaczenie: coś wszechobecnego, niechcianego i irytującego.

Spam stanowi blisko 85% wszystkich wysyłanych e-maili w skali światowej. To oznacza, że codziennie rozsyłanych jest ponad 260 miliardów wiadomości spamowych. Chcąć wiedzieć, jak sobie radzić ze spamem, musimy najpierw poznać źródła jego pochodzenia.

Skąd się bierze spam?

Spam to niechciane wiadomości, najczęściej wysyłane masowo w celach reklamowych lub będące formą cyberprzestępczości. Dlaczego trafiają właśnie do Twojej skrzynki? Jest kilka powodów takiego stanu rzeczy:

Publiczne adresy e-mail
Jeśli Twój adres e-mail jest dostępny na stronie internetowej, w mediach społecznościowych czy w katalogach firm, staje się łatwym celem dla automatów zbierających dane.
Nieostrożne subskrypcje
Rejestracja na stronach internetowych lub zapisanie się do newslettera na niesprawdzonych witrynach często skutkuje sprzedażą Twojego adresu spamerom.
Przejęte bazy danych
Mimo coraz bardziej restrykcyjnych przepisów chroniących dane osobowe, do wycieków danych z firm przechowujących adresy e-mail swoich użytkowników dochodzi bardzo często. Jeśli Twój e-mail znajdzie się w takiej bazie, możesz spodziewać się lawiny spamu.
Automatyczne generowanie adresów
Niektóre boty testują kombinacje popularnych nazw użytkowników (np. „kontakt@” czy „info@”), licząc na trafienie w prawdziwy adres.

Dlaczego spam jest niebezpieczny?

Spam jest nie tylko irytujący. Stanowi również realne zagrożenie dla bezpieczeństwa Twojej firmy. Najbardziej niebezpieczne są:

Phishing – jedna z głównych technik używanych przez spamerów. Najczęściej są to oszuści podszywający się pod banki, dostawców usług czy partnerów biznesowych, próbujący wyłudzić dane logowania lub wrażliwe informacje.
Malware – złośliwe oprogramowanie, wiadomości mogące zawierać załączniki lub linki prowadzące do instalacji wirusów, ransomware czy keyloggerów. Według raportów Benchmark, aż 94% złośliwego oprogramowania jest rozpowszechniane za pomocą e-maili.

Zagrożeń jest oczywiście więcej. W każdej sytuacji spam niesie ze sobą również ryzyko finansowe. Bardzo często są to fałszywe oferty, skłaniające do zakupu produktów lub usług, które nigdy nie zostaną dostarczone, lub będą niezgodne z oczekiwaniem/ prezentowaną ofertą.

Jak sobie radzić ze spamem? Konkretne rozwiązania poniżej.

Metody radzenia sobie ze spamem

Na początek zła wiadomość – spamu nie da się zupełnie wyeliminować. Na szczęście istnieje wiele sposobów, aby zminimalizować ten problem. Jeśli chcesz wiedzieć, jak sobie radzić ze spamem, nie musisz być ekspertem od bezpieczeństwa. Oto praktyczne wskazówki, które możesz wdrożyć już dziś:

Zadbaj o ochronę adresu e-mail

Nie publikuj adresu e-mail na stronie internetowej w formie tekstu * – zamiast tego użyj formularzy kontaktowych.
Jeśli musisz podać e-mail publicznie, zaszyfruj go, używając zapisu typu „kontakt [at] firma [dot] pl”.
Korzystaj z dedykowanych adresów dla określonych celów (np. rejestracji na stronach internetowych).

* Minusem takiego rozwiązania jest utrata aktywnego linka pocztowego na stronie, w który Twój klient kliknie bez konieczności wpisania go ręcznie etc. Sam zdecyduj, czy warto.

Wykorzystaj filtry antyspamowe

Większość programów pocztowych (np. Outlook, Gmail) posiada wbudowane filtry antyspamowe. Dostosuj je, aby skuteczniej blokowały niechciane wiadomości *. Możesz też skorzystać z dodatkowych narzędzi, takich jak:

SpamAssassin
Mailwasher
Rozwiązania antyspamowe dostarczane przez firmę hostingową.

* W przypadku korzystania z filtrów antyspamowych, warto regularnie sprawdzać folder wiadomości spam. Często zdarza się, że trafiają do niego również wiadomości, które spamem nie są.

Edukuj swoich pracowników

Przeprowadzaj szkolenia na temat rozpoznawania podejrzanych wiadomości. Uczulaj zespół, aby nie klikał w nieznane linki i nie pobierał załączników od nieznanych nadawców.

Regularnie aktualizuj swoje oprogramowanie

Zaktualizowane systemy i programy są mniej podatne na ataki cyberprzestępców. Wprowadź politykę regularnych aktualizacji w Twojej firmie.

Korzystaj z dodatkowych/ alternatywnych adresów e-mail

Do rejestracji na mniej zaufanych stronach używaj tymczasowych adresów e-mail. Dzięki temu chronisz swój główny adres firmowy. Najlepiej, jeśli alternatywne adresy nie są w twojej głównej domenie.

Monitoruj i reaguj na incydenty

Jeśli zauważysz podejrzaną aktywność w skrzynce pocztowej, zgłoś ją swojemu dostawcy usług pocztowych. Pamiętaj też o regularnym sprawdzaniu logów i powiadomień bezpieczeństwa.

Nie odpowiadaj na spam

Wiele osób reaguje na spam, odpowiadając na wiadomości z żądaniem usunięcia swojego adresu z bazy mailingowej. To duży błąd, ponieważ dzięki temu potwierdzamy, że adres e-mail jest czynny i użytkowany.

Jak sobie radzić ze spamem – podsumowanie

Choć spam jest realnym problemem, wcale nie musi przejmować kontroli nad twoją skrzynką firmową. Jeśli wiesz już, jak sobie radzić ze spamem, stosując odpowiednie narzędzia, środki ostrożności i edukację, możesz znacząco zmniejszyć jego wpływ na codzienną pracę. Wprowadzenie opisanych wyżej kroków nie tylko oszczędzi czas, ale też ochroni Twoją firmę przed poważnymi zagrożeniami.