Networking jest niezwykle ważnym narzędziem w rozwijaniu firmy. Nic więc dziwnego, że spotkania networkingowe cieszą się dziś dużą popularnością w środowiskach biznesowych. Organizacja eventów firmowych to świetny sposób na budowanie relacji zawodowych, wymianę wiedzy i doświadczeń, pozyskiwanie nowych klientów i partnerów, a także dostęp do nowych możliwości i wartościowej wiedzy o rynku. W dzisiejszym poście kilka zdań o tym, jak zorganizować udane spotkanie networkingowe. Zapraszam do lektury.
Spis treści
Organizacja spotkania networkingowego
Tylko w ciągu ostatnich kilku miesięcy miałem przyjemność uczestniczyć w kilkunastu mniejszych lub większych spotkaniach networkingowych. Mogłem więc przyjrzeć się organizacji takich eventów, porozmawiać zarówno z ich animatorami, jak również uczestnikami. Skala tych imprez była bardzo różna, od dużych spotkań typu konferencje czy seminaria, po mniejsze z udziałem kilkunastu osób. Jednak wnioski jakie na podstawie tych doświadczeń udało mi się wyciągnąć, skłoniły mnie do podzielenia się kilkoma osobistymi spostrzeżeniami.
Jak zorganizować udane spotkanie networkingowe? To jednocześnie proste i trudne zadanie. Organizacja spotkania networkingowego wymaga starannego planowania. Przydaje się również (a nawet bardzo) doświadczenie w organizacji eventów. Aby stworzyć atmosferę sprzyjającą nawiązywaniu kontaktów oraz przyciągnąć uczestników do udziału w wydarzeniu, warto starannie przemyśleć formułę całego eventu i odpowiednio wcześniej podjąć kluczowe decyzje organizacyjne.
Wybór miejsca spotkania
Wybór odpowiedniego miejsca na spotkanie networkingowe jest kluczowy. Miejsce powinno sprzyjać nawiązywaniu kontaktów, być komfortowe i dostosowane do liczby uczestników. Najbardziej popularną opcją na spotkania networkingowe są centra konferencyjne, domy eventowe, huby coworkingowe i hotelowe sale konferencyjne. Miejsca te dysponują salami dostosowanymi do takich spotkań, odpowiednim sprzętem multimedialnym, przestrzeniami relaksu i zapleczem cateringowym.
Nie bez znaczenia jest również baza noclegowa zwłaszcza, gdy spotkanie networkingowe trwa dłużej niż jeden dzień. W tej sytuacji warto również rozważyć organizację eventu w lokalizacji oferującej atrakcje turystyczne. Uczestnicy chętnie korzystają z nich po wyczerpujących, całodniowych panelach roboczych.
Data spotkania
Wybór terminu w jakim ma się odbyć spotkanie networkingowe to jedna z trudniejszych decyzji podejmowanych przez organizatora. Od wyboru odpowiedniej daty zależy sukces frekwencyjny spotkania. Termin oczywiście nigdy nie będzie idealny dla wszystkich. Zawsze istnieje ryzyko, że niektórzy uczestnicy będą mieli wcześniej zaplanowane zobowiązania. Ważne zatem, aby wybrać datę odpowiednio wcześnie, a w wyborze uwzględnić ogólne preferencje i dostępność grupy docelowej. Wybierając termin warto sprawdzić chociażby kalendarz organizowanych w tym czasie (zwłaszcza cyklicznych) imprez branżowych, unikając kolizyjnych dat. Organizowanie spotkania w dni ustawowo wolne od pracy, długie weekendy, święta państwowe czy religijne, również znacznie ograniczy liczbę uczestników.
Wybór dni tygodnia także nie jest bez znaczenia. Najlepszymi dniami na spotkania networkingowe są środa i czwartek. Warto również pamiętać o odpowiednich porach. Jeśli spotkanie odbywa się w dużym mieście, dotarcie na nie w godzinach szczytu może być dla wielu osób istotnym problemem.
Format i agenda spotkania
Eventy networkingowe organizowane są w różnych formatach. Wybór odpowiedniej formuły networkingu biznesowego to jeden z elementów decydujących o sukcesie wydarzenia.
Formaty spotkań networkingowych mogą być bardzo różne. Od swobodnego networkingu, gdzie uczestnicy spotykają się bez formalnej agendy, po spotkania z odgórnie określonym programem. W obu formułach organizator powinien zarządzać uczestnikami tak, by założenia zostały osiągnięte. Do najbardziej popularnych formatów spotkań networkingowych zaliczyć można konferencje, warsztaty, a także śniadania i lunch’e biznesowe.
Agenda spotkania w formie szczegółowego planu wydarzenia pomaga uczestnikom lepiej zrozumieć strukturę spotkania, przygotować się do dyskusji oraz śledzić postępy w trakcie wydarzenia. Określenie celu spotkania, tematów do omówienia, wystąpień prelegentów, pokazów i prezentacji, a także uwzględnienie w programie miejsca na panele dyskusyjne jest istotą dobrej organizacji każdego spotkania networkingowego.
Program uzupełniający
Program uzupełniający spotkań networkingowych to elementy, których celem jest oferowanie uczestnikom dodatkowych możliwości. Oto kilka propozycji, które można uwzględnić w programie uzupełniającym:
- Warsztaty tematyczne – krótkie sesje edukacyjne prowadzone przez ekspertów
- Strefa networkingowa – dedykowana przestrzeń z wygodnymi miejscami do rozmów
- Sesje mentoringowe 1:1 – krótkie, indywidualne spotkania z ekspertami, mentorami lub liderami branży.
- Stoiska wystawiennicze – przestrzeń dla firm, które mogą zaprezentować swoje produkty lub usługi
- Konkursy i gry zespołowe – elementy interaktywne, które angażują uczestników i zachęcają do nawiązywania kontaktów w mniej oficjalny sposób
Dobrze zbudowany program uzupełniający pozwala uczestnikom lepiej wykorzystać czas spędzony na evencie, zwiększa zaangażowanie oraz umożliwia bardziej efektywne budowanie relacji biznesowych.
Dodatkowe atrakcje
Dodatkowe atrakcje to ostatni na liście punkt organizacyjny spotkania networkingowego. Oto trzy najbardziej popularne opcje:
- Catering – w przerwach między rozmowami uczestnicy chętnie delektują się kawą, herbatą i pysznymi przekąskami.
- Mobilne studio foto – wydzielona strefa, w której każdy uczestnik spotkania networkingowego może z pomocą profesjonalnego fotografa wykonać sobie zdjęcie biznesowe na LinkedIn czy stronę WWW
- Występ gwiazdy – wisienka na networkingowym torcie, występ gościa specjalnego, dodający całemu wydarzeniu dodatkowego prestiżu i wprowadzającego odrobinę rozrywki
Inspirujące pomysły na spotkania networkingowe
Wiele inspirujących pomysłów na spotkanie networkingowe odkryć można w takich miejscach jak LinkedIn, Xing czy Meetup. Oprócz konkretnych pomysłów znaleźć można tam wiele cennych rad i odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno organizacji, jak również sprawnemu moderowaniu eventów networkingowych.
Od strony organizacyjnej spotkanie networkingowe to szereg wyzwań. Kluczem do sukcesu jest stworzenie przestrzeni, w której nawiązywanie wartościowych kontaktów i budowanie relacji biznesowych stanie się dla uczestników eventu wartościowym, dobrze spędzonym czasem.
Zobacz również post Atrakcje na imprezę firmową.
